So bauen wir.
Zwei Dinge, die Sie vorher wissen sollten: wie eine Automation bei Ihnen läuft und wie wir unsere eigenen Apps betreiben. Was hier steht, ist belegt; was wir nicht belegen können, steht nicht da.
Automationen: ein kleiner Rechner bei Ihnen im Betrieb
Der Regelfall: Ihre Abläufe laufen auf einem kleinen Rechner in Ihrem Betrieb, mit der Automatisierungs-Software n8n. Wer es anders braucht, bekommt die Alternativen mit Für und Wider.
Der Regelfall
Ihre Abläufe laufen auf einem kleinen Rechner bei Ihnen im Betrieb, je nach Umfang ein Raspberry Pi oder ein Mini-PC, mit n8n. Der Rechner steht bei Ihnen und gehört Ihnen; wir richten n8n darauf ein und betreuen ihn, eine n8n-Instanz bei uns betreiben wir nicht. Dort werden Ihre Betriebsdaten gespeichert und verarbeitet; nach unserem Register ist das Stufe 1.
Braucht ein Ablauf selbst einen Außendienst, etwa E-Mail-Versand, einen Cloud-Speicher oder eine KI, nennen wir Ihnen vorher Anbieter und Stufe.
Wir betreuen den Rechner aus der Ferne über eine verschlüsselte Verbindung ohne fremden Vermittlungsdienst. Dabei haben wir Zugriff auf Ihre Daten; das regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag.Bei Berufsgeheimnisträgern (Steuerberater, Anwälte, Ärzte) reicht ein AVV nicht; dazu kommt eine Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform (§ 203 StGB, § 43e BRAO, § 62a StBerG). Mehr dazu in den häufigen Fragen unter Datenwege →
Ihre Datensicherung liegt nach Ihrer Wahl nur im Haus oder verschlüsselt bei einem Anbieter in der EU. Den Schlüssel haben nur Sie; der Anbieter sieht nur unlesbare Daten.
Alle Angaben laut Anbieter, Stand November 2026, keine Rechtsberatung. Die Stufen stehen auf der Seite Datenwege. Datenwege ansehen →
Drei Orte, Für und Wider
Wo der Ablauf läuft, bestimmt, wer die Daten sehen kann. Die Stufe jedes Ortes steht im Register auf der Seite Datenwege.
- Regelfall
Kleiner Rechner im Betrieb
- Für
- Nichts verlässt das Haus. Das Gerät gehört Ihnen; Zugriff haben Ihr Betrieb und wir als Betreuer mit Vertrag. Laufend kostet er Strom. Solange nur n8n läuft, reicht ein Raspberry Pi; mit lokaler KI oder mehreren Diensten ein Mini-PC.
- Wider
- Ein Gerät hängt an Ihrem Strom und Ihrem Internet; eine kleine USV gehört dazu. Von außen erreichbar ist er nur über eine Weiterleitung. Gewartet wird vor Ort oder über unsere Fernverbindung.
- Passt für
- Wenige Daten nach außen, hohes Schutzbedürfnis.
- Alternative
Eigener Server bei einem Anbieter in der EU
- Für
- Feste Adresse, von außen gut erreichbar, kein Gerät bei Ihnen. Der Server läuft in Ihrem Namen: Sie sind Vertragspartner, der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt in Ihrem Konto, den Standort stellen Sie fest ein. Laufend meist um die 10 € im Monat für den Server.
- Wider
- Der Anbieter kann technisch auf den Server zugreifen. Updates und Pflege bleiben Aufgabe des Betreibers; das übernehmen wir als Dienstleistung. Für Datenverlust haftet kein Anbieter, eine eigene Sicherung außer Haus gehört dazu.
- Passt für
- Abläufe mit Außenkontakt, etwa Formulare oder Meldungen anderer Dienste.
- Alternative
n8n Cloud
- Für
- Schneller Start, kein eigener Server, n8n betreibt und aktualisiert.
- Wider
- Ihre Daten liegen bei n8n und seinen Unterauftragnehmern, Einzelheiten stehen im Register unter Datenwege. Der KI-Assistent von n8n muss aus bleiben, sonst steigt die Stufe.
- Passt für
- Geringes Schutzbedürfnis, schneller Start.
KI beim Bauen ist nicht KI zur Laufzeit
Zwei verschiedene Fragen: Womit wir den Ablauf bauen, und ob der Ablauf selbst eine KI braucht, wenn er bei Ihnen läuft.
Beim Bauen
Die Abläufe programmieren wir mit einem KI-Werkzeug eines US-Anbieters. Dorthin gehen der Bauplan der Abläufe und erfundene Testdaten: keine echten Belege, keine Kundenlisten, keine Zugangsdaten.
Das Werkzeug hat keinen Zugang zu Ihrem Rechner, nur zu einer getrennten Testumgebung. Auch der Bauplan sagt etwas über Ihren Betrieb aus; wir halten ihn deshalb so knapp wie möglich.
Die Nutzungsdaten, die n8n und das Werkzeug an ihre Hersteller melden, schalten wir ab.
Zur Laufzeit
Die meisten Abläufe brauchen keine KI, sondern feste Regeln und Vorlagen. Im Katalog: 4 von 6 Bausteinen ohne KI, 1 wahlweise, 1 mit KI.
Braucht ein Ablauf KI, etwa um Freitext zu verstehen, hat dieser Schritt die Stufe des gewählten Anbieters laut Register. Ein kleines Modell auf dem Rechner im Betrieb ist möglich, aber langsam und für Belege zu ungenau; dann messen wir vorher an 20 bis 30 echten Fällen.
Keine 90-%-Automation
„90 % richtig und 10 % falsch ist das Schlimmste, weil dann kaum noch jemand kontrolliert.“ Deshalb bauen wir nur, wenn ein Mensch jedes Ergebnis entscheidet, das Ergebnis exakt ist oder ein Fehler sofort auffällt und nichts kaputt macht. Und jeder Ablauf muss sich in Tagen testen lassen.
Belege einsammeln und ablegen: ja. Kontieren und buchen: nein, das gehört in eine App mit Prüfung (BilanzKompass). Buchhaltung automatisieren wir nicht nebenbei.
Wann eine Automation sinnvoll ist
- Ihre Mitarbeitenden erfassen dieselben Daten in zwei oder drei Programmen.
- Ein Ablauf hängt an einer Person. Bei Krankheit oder Urlaub bleibt er liegen.
- Zum Monatsende sucht jemand Zahlen aus E-Mails und Tabellen zusammen, jeden Monat aufs Neue.
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb
- 1
Verstehen.
Sie schildern, welcher Ablauf Zeit kostet. Wir sehen ihn uns an und halten fest, was die Automation leisten muss. Dann erhalten Sie ein Angebot mit Festpreis und Zeitplan. Bis dahin entstehen Ihnen keine Kosten.
- 2
Bauen.
Wir bauen die Automation und testen sie mit Ihren echten Daten, bevor Ihr Team damit arbeitet.
- 3
Einführen.
Wir weisen Ihr Team ein. In den ersten vier Wochen beantworten wir jede Frage, die im Alltag auftaucht.
Danach erledigt die Automation ihren Teil Tag für Tag. Stockt ein Schritt, erhalten Sie eine Meldung. Ob wir sie weiter betreuen, entscheiden Sie. Was das kostet, steht bereits im Angebot.
Die Automation gehört Ihnen
Sie erhalten alle Abläufe und Zugänge, dazu eine Beschreibung, wie die Automation arbeitet. In n8n ist jeder Ablauf als Kette einzelner Schritte sichtbar; Kleinigkeiten wie E-Mail-Texte oder Empfänger ändert Ihr Team dort selbst. Bei reinem Code erhalten Sie den Quelltext mit Anleitung, und jeder Entwickler kann damit weiterarbeiten. Wenn Sie möchten, betreuen wir die Automation weiter. Angewiesen sind Sie darauf nicht.
Unsere Apps: die Qualitätskette
FirmenKompass, BilanzKompass und KundenKompass betreiben wir selbst. Jede Änderung geht denselben Weg, bevor sie bei Nutzern ankommt.
Prüfserver ohne Kundendaten
Die automatischen Tests laufen auf einem eigenen Prüfserver. Dort liegen keine Kundendaten, keine echten Sicherungen und keine Zugangsdaten des Betriebs.
Ein Tor vor jeder Auslieferung
Vor jeder Auslieferung prüft ein Tor den genauen Stand, der live gehen soll. Fällt ein Test durch oder fehlt das Urteil, stoppt die Auslieferung. Die Tests laufen auf eigenen Servern mit eigener Prüfstrecke (Woodpecker), nicht bei einem Fremddienst.
Sicherung an zwei Orten
BilanzKompass sichert jede Nacht verschlüsselt außer Haus, an zwei Standorten in Deutschland bei einem anderen Anbieter als dem Server; der Schlüssel liegt nicht beim Speicheranbieter. FirmenKompass sichert ebenfalls außer Haus in Deutschland.
Wiederherstellung geprobt
Eine Sicherung zählt erst, wenn sie zurückgespielt wurde. BilanzKompass spielt seine Sicherung jede Woche automatisch in eine Testdatenbank zurück, FirmenKompass regelmäßig; die Probe meldet ihr Ergebnis an den Wächter.
Ein Wächter, der Meldungen erwartet
Ein Wächter in unserem Leitstand erwartet jede Nacht die Meldung der Sicherung und regelmäßig die der Wiederherstellungsprobe. Bleibt eine Meldung aus oder ist sie zu alt, schlägt er an. Eine Zusage zählt nicht, nur die Meldung selbst.
KI nur nach Zustimmung
KI-Funktionen sind ab Werk aus: die Belegerkennung in FirmenKompass und BilanzKompass, das Diktat in KundenKompass. Sie laufen erst, wenn die Verwaltung des Betriebs zugestimmt hat, und die Zustimmung lässt sich jederzeit zurücknehmen. Ohne sie geht nichts raus: Belege werden von Hand erfasst, Notizen getippt.
Regel seit Juni 2026: Bevor eine App öffentlich wird, müssen Sicherung außer Haus und geprobte Wiederherstellung maschinell nachgewiesen sein. KundenKompass ist im Aufbau; diese Kette gilt für ihn, bevor er in die Beta geht.
Wohin die Daten einer App gehen, erklärt jede App in ihrer eigenen Datenschutzerklärung.
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Vier Fragen, die wir in jedem Projekt stellen, führen zu Ihrer Idee. Wo der Ablauf läuft und wie streng Sie sein wollen, schlagen wir auf der Karte vor; Sie ändern es, wenn Sie wollen.