Bewährte n8n Workflows für Ihr KMU
32 profitable Automatisierungen mit ROI-Beispielen – von Marketing über HR bis Data Research
n8n = Automatisierung FIRST, KI ist nur ein Werkzeug
Viele KMU-Geschäftsführer kennen nur ChatGPT. Aber n8n ist fundamental anders.
80% der Workflows = Keine KI
Reine Logik: IF/THEN, APIs, Datenbank-Abfragen – 100% zuverlässig, deterministisch, schnell
- Reine Logik: IF/THEN, APIs, Datenbank-Abfragen
- Beispiel: E-Commerce Order Processing → Kein GPT nötig
- Vorteil: 100% zuverlässig, deterministisch, schnell
20% der Workflows = KI-gestützt
KI-Agenten wie GPTs, aber perfektioniert & mit Tools: Structured Outputs, Calculator, etc.
- KI-Agenten ≈ GPTs: Aber perfektioniert & mit Tools
- Beispiel: Client Reporting → KI fasst Analytics zusammen
- Mit n8n: Prompts perfektioniert, Structured Outputs, Calculator-Tool
Was das bedeutet:
n8n ist NICHT "ChatGPT für Automatisierung". Es ist eine vollwertige Automatisierungs-Plattform, die APIs verbindet, Workflows orchestriert, und KI dort einsetzt, wo es Sinn macht. Die meisten Ihrer Automatisierungen brauchen keine KI – nur smarte Logik.
32 profitable Workflows für deutsche KMUs
Sortiert nach Abteilung mit ROI-Beispielen
Marketing & Sales
1. Client Reporting Automation
Google Analytics + ChatGPT → PDF Report per E-Mail
Workflow: Trigger (monatlich) → Analytics-Daten holen → KI fasst zusammen → PDF generieren → E-Mail an Kunden
2. Lead Enrichment via CRM
Neue Leads automatisch mit Firmendaten anreichern
Workflow: Neuer Lead in CRM → Clearbit API (Firmendaten) → LinkedIn-Profil suchen → Daten zurück in CRM
3. Social Media Content Planung
Blog-Posts automatisch auf LinkedIn/Twitter teilen
Workflow: Neuer Blog-Post (RSS) → KI schreibt LinkedIn-Version → Bild generieren → Post auf LinkedIn/Twitter
4. E-Mail Follow-Up Sequenzen
Automatische Follow-Ups basierend auf User-Verhalten
Workflow: Lead lädt Whitepaper → Warte 3 Tage → Check: Hat gekauft? → Falls nein: Follow-Up E-Mail
25. Speed to Lead
Sofortige, personalisierte Antwort innerhalb von Sekunden nach Lead-Eingang
Workflow: Neuer Lead in CRM → KI analysiert Lead-Daten → Personalisierte E-Mail generieren (Name, Firma, Interesse) → Sofort senden + SMS an Sales → Erinnerung: Anruf in 10 Min
26. Lead Scoring & Qualification
Automatische Bewertung und Priorisierung von Leads basierend auf Verhalten und Firmendaten
Workflow: Neuer Lead → Firmendaten anreichern (Größe, Branche, Umsatz) → Verhalten tracken (Whitepaper, Pricing-Page, etc.) → KI berechnet Score (0-100) → >80: Hot Lead → Slack an Sales + E-Mail Sequenz starten
Finance & Accounting
5. Automatische Belegerfassung
OCR + KI → Belege aus E-Mail extrahieren und kategorisieren
Workflow: E-Mail mit PDF → OCR extrahiert Text → KI erkennt: Rechnung/Quittung → Export zu Buchhaltungssoftware
6. Mahnwesen Automation
Automatische Zahlungserinnerungen bei überfälligen Rechnungen
Workflow: Täglich prüfen: Rechnungen >30 Tage überfällig? → Automatische Mahnung senden → CRM-Eintrag
7. Expense Report Automation
Mitarbeiter-Spesen automatisch erfassen und genehmigen
Workflow: Mitarbeiter lädt Beleg hoch (Formular) → OCR extrahiert → Auto-Genehmigung <50€ → Größer: Manager-Freigabe
8. Umsatz-Reporting Dashboard
Tägliches Umsatz-Dashboard per E-Mail oder Slack
Workflow: Täglich morgens 7 Uhr → Umsatzdaten holen → Chart generieren → Slack-Message an Team
Operations & Support
9. Onboarding Automation
Neue Mitarbeiter: Accounts erstellen, Checklisten senden, IT-Setup
Workflow: Neuer Mitarbeiter in HR-System → Google Workspace Account → Slack-Einladung → Onboarding-Checkliste → Welcome-E-Mail
10. Ticket Routing & Auto-Response
Support-Tickets automatisch kategorisieren und zuweisen
Workflow: Neues Ticket → KI liest: "Passwort vergessen" → Auto-Reply mit Reset-Link → Falls komplexer: An Support-Team
11. Meeting Notes & Action Items
Zoom/Teams-Transkript → Zusammenfassung + To-Dos extrahieren
Workflow: Meeting endet → Transkript → KI: Zusammenfassung + Action Items → Notion-Seite erstellen → Slack-Nachricht an Team
12. Inventory Monitoring & Alerts
Lagerbestand überwachen, automatische Bestellungen bei Low Stock
Workflow: Täglich: Lagerbestand prüfen → Falls <10 Einheiten → Slack-Alert + automatische Bestellung bei Lieferant
27. E-Mail Triage & Auto-Routing
Eingehende E-Mails automatisch kategorisieren, priorisieren und an richtige Abteilung weiterleiten
Workflow: Neue E-Mail in info@firma.de → KI analysiert Inhalt (Rechnung? Support? Vertrieb?) → Kategorisiert + Priorität → An richtige Abteilung weiterleiten + Slack-Benachrichtigung → Dringende E-Mails sofort markiert
28. File Housekeeping & Organization
Automatische Organisation, Archivierung und Cleanup von Dateien in Google Drive/Dropbox
Workflow: Täglich: Neue Dateien scannen → KI erkennt Typ (Rechnung, Vertrag, Präsentation) → Automatisch in richtige Ordner verschieben → Dateien >1 Jahr alt → Archiv-Ordner → Duplikate erkennen & löschen
29. Contract to Project Onboarding
Neuer Vertrag unterschrieben → Automatisches Project-Setup mit allen Tools, Teams und Dokumenten
Workflow: Vertrag in CRM als "Won" markiert → Projekt in Jira/Asana erstellen → Slack-Channel für Kunde anlegen → Google Drive Ordnerstruktur → Team-Mitglieder einladen → Kick-off-Meeting in Kalender → Welcome-E-Mail an Kunde mit Zugangsdaten
E-Commerce & Product
13. Order Processing Automation
Shopify/WooCommerce → Fulfillment → Tracking → E-Mail
Workflow: Neue Bestellung → Fulfillment-API → Tracking-Nummer → Bestätigungs-E-Mail an Kunden
14. Product Image Generation
DALL-E/Midjourney für automatische Produktbilder
Workflow: Neues Produkt in Shopify → KI generiert 5 Produktbilder → Upload zurück zu Shopify
15. Review Monitoring & Response
Neue Reviews → KI-generierte Antworten (Draft)
Workflow: Neuer Review → KI analysiert: Positiv/Negativ → Draft-Antwort → Slack an Team zur Freigabe
16. Abandoned Cart Recovery
Automatische E-Mails bei abgebrochenen Bestellungen
Workflow: Cart verlassen → Warte 2h → Personalisierte E-Mail (KI-generiert) → Optional: 10% Rabatt-Code
HR & Recruiting
30. Applicant Tracking & Screening
Bewerbungen automatisch screenen, bewerten und passende Kandidaten identifizieren
Workflow: Bewerbung per E-Mail → PDF/CV extrahieren → KI analysiert Skills, Erfahrung, Fit → Score 0-100 → >70: Automatische E-Mail mit Calendly-Link (Interview) → <70: Absage-E-Mail → Alle Daten in ATS
31. LinkedIn Recruiting Content
Automatische LinkedIn-Posts für Employer Branding und Active Sourcing
Workflow: Neue Stelle in ATS → KI generiert 3 LinkedIn-Post-Varianten (kurz/lang/story) → DALL-E generiert passende Grafik → Posts in Content-Kalender (Google Sheets) → Automatisch posten (3x/Woche) → Engagement tracken → Best-Performing Posts als Template speichern
Data & Analytics
17. Data Warehouse Sync
Alle Tools → BigQuery/Snowflake für zentrale Analytics
Workflow: Täglich: CRM-Daten → Shopify-Daten → Google Ads → Alles in BigQuery → Tableau/Looker Dashboards
18. Anomaly Detection & Alerts
KI erkennt Anomalien in Geschäftsdaten (Traffic-Drop, etc.)
Workflow: Stündlich: Traffic/Umsatz prüfen → Falls -20% vs. gestern → Slack-Alert: "Traffic down 25% – check Google Ads!"
19. Competitor Monitoring
Konkurrenz-Websites scrapen, Preise/Features tracken
Workflow: Täglich: Konkurrenz-Websites scrapen → Preise extrahieren → Falls Änderung: Slack-Nachricht
20. Custom BI Reports
KI generiert individuelle Reports basierend auf Fragen
Workflow: Slack-Nachricht: "Wie viel Umsatz last week?" → KI generiert SQL → Query ausführen → Antwort zurück in Slack
21. Data Research & Kategorisierung
KI recherchiert Daten aus verschiedenen Quellen, kategorisiert und speichert strukturiert
Workflow: Liste mit Städten → KI recherchiert Top-10 Sehenswürdigkeiten pro Stadt (aus Google, Wikipedia, etc.) → KI kategorisiert (Museum, Park, Monument) → Speichert in Airtable mit Öffnungszeiten, Preisen, Beschreibungen
32. Google Sheets als Backend/App
Google Sheets als Low-Code Datenbank für Mini-Apps, Formulare und Dashboards nutzen
Workflow: Google Sheet = Datenbank (Kunden, Produkte, etc.) → n8n Webhook als API → HTML-Formular sendet Daten → n8n schreibt in Sheet → Optional: KI validiert/bereinigt Daten → Sheet-Änderungen triggern weitere Workflows (E-Mail, Slack, etc.)
Content & Creative
22. SEO Content Generation
KI schreibt SEO-optimierte Blog-Posts basierend auf Keywords
Workflow: Keyword-Liste → KI schreibt 2.000-Wort Artikel → Auto-Publish zu WordPress → SEO-Check (Yoast)
23. Newsletter Automation
Wöchentlicher Newsletter aus Top-Blog-Posts + KI-Zusammenfassung
Workflow: Jeden Freitag: Top 5 Blog-Posts der Woche → KI fasst zusammen → Newsletter-Template → Versand an Abonnenten
24. Video Transcription & Repurposing
YouTube-Videos → Transkript → Blog-Post + Social Snippets
Workflow: Neues YouTube-Video → Transkript (Whisper) → KI: Blog-Post schreiben → 5 Social Media Snippets → Auto-Publish
Bereit, Ihre ersten Workflows zu bauen?
Wir helfen Ihnen, diese Workflows für Ihr Unternehmen umzusetzen – von der Strategie bis zur Implementierung.