Appointment reminder
Reminds customers of tomorrow's appointments from a fixed template, by email; anything not delivered goes on a list.
Täglich um 17 Uhr liest der Workflow den Kalender über dessen geheimen ICS-Link (Google, Outlook, Nextcloud), erinnert jeden Kunden mit Termin am nächsten Tag per Mail und schickt dem Betrieb eine Tagesübersicht. Ohne KI, nur SMTP.
The details of this building block are shown in German, verbatim from our catalogue.
Provided without warranty; please test with your own data before use.
What it deliberately does not do
- Serientermine werden nicht ausgerechnet, sondern zur Prüfung gemeldet, nur an Wochentagen, an denen sie laut BYDAY liegen können. Termine in einer anderen Zeitzone als Europe/Berlin ebenso.
- Einladungen mit Teilnehmern (ATTENDEE) bekommen nie eine Erinnerung, sondern stehen in der Übersicht: Jeder Fremde kann eine Einladung in den Kalender legen und sonst den Betrieb Mails an beliebige Adressen schicken lassen. Titel und Ort werden gekürzt und von Links befreit.
After the import
- 1Platzhalter ersetzen: den ICS-Link https://kalender.example/geheimer-link.ics durch den geheimen Link des eigenen Kalenders, termine@beispielbetrieb.de durch die Adresse des Betriebs.
- 2SMTP-Zugang zuweisen (der Baustein versendet nur über SMTP).
- 3Die Kundenadresse steht in der Terminbeschreibung als „Mail: kunde@beispielbetrieb.de“.
- 4Testen mit test-kalender.ics (Termine am 03.11.2026); für einen anderen Tag die Daten anpassen.
Tested with
Getestet am 02.11.2026 auf der lokalen Werkbank: 3 Erinnerungen und 1 Übersicht kamen in MailDev an, Inhalt geprüft, ein zweiter Lauf verschickt nichts doppelt.
test-kalender.ics: Testkalender mit Terminen am 03.11.2026 (Adresse, UTC-Zeit, ohne Adresse, Serie, ganztägig, übermorgen). Für einen anderen Tag die Daten anpassen.
Limits
- Termine ohne Adresse in der Beschreibung bekommen keine Erinnerung und stehen in der Übersicht.
- Die Doppelversand-Sperre liegt in den Workflow-Daten und wirkt erst beim veröffentlichten Workflow.
Help with set-up and adaptation
We adapt the building block to your workflow: addresses, storage, texts, checks. Tell us what works differently for you.
Ask for helpLicense
We set up the building blocks in your own n8n instance, on your server or in your n8n cloud account. We don't host or ship n8n itself; n8n's own terms apply to it. The building blocks (workflow files and helper scripts) are released under the MIT license.