Workflows

Grundsatz Keine 90-%-Automation. Was wir deshalb nicht bauen, steht auf So bauen wir.

• Rechnungseingang

  so lief es bei unsn8n

  Problem

  Rechnungen kommen als PDF, jemand tippt jede Position ab.

  Ablauf

  1. 1Eine Rechnung kommt als PDF an
  2. 2Die Automation liest sie aus und rechnet die Summen nach
  3. 3Jede Position steht mit Kategorie und Stückpreis in einer Tabelle (Notion)

  Was es bringt

  Lief bei einem Handelsbetrieb, an dem wir beteiligt waren. Dort hat danach niemand mehr Rechnungen abgetippt.

  Rechenbeispiel

  20 Rechnungen pro Woche × 3 Min. Abtippen = 60 Min., also rund 1 Stunde pro Woche. Prüfen bleibt: etwa 30 Sekunden je Rechnung, also 10 Min. Es bleiben rund 50 Min. pro Woche. Mit Ihren Zahlen nachrechnen ↓

  So helfen wir

  Wir sehen uns Ihre Rechnungen und Ihre Ablage an, bauen den Ablauf in Ihrem n8n und übergeben ihn mit Anleitung. Kategorien ändern Sie später selbst im Bild, oder wir machen es auf Zuruf, Festpreis je Änderung. Gebucht wird dabei nichts: Einsammeln und ablegen ja, kontieren und buchen nein, das gehört in eine App mit Prüfung (BilanzKompass).

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Beispiele in n8n

• Termin-Erinnerung

  n8nohne KI

  Problem

  Kunden vergessen Termine; Ausfälle kosten Zeit und Geld.

  Ablauf

  1. 1n8n liest täglich die Termine des Folgetags aus dem Kalender und filtert auf Kunden mit hinterlegter, dokumentierter Einwilligung (Opt-in).
  2. 2Vorgegebener Text (feste Vorlage, keine KI) mit Datum, Uhrzeit, Ort und Absage-Hinweis geht per Mail oder SMS raus.
  3. 3Fehlgeschlagene Zustellungen erscheinen in einer Liste für den Betrieb; ohne Einwilligung wird nichts versendet.

  Was es bringt

  Die Erinnerung vor dem Termin geht von selbst raus; was nicht ankommt, steht in einer Liste.

  Rechenbeispiel

  15 Termine pro Woche × 2 Min. je Erinnerung von Hand = 30 Min., also rund eine halbe Stunde pro Woche. Ob dadurch weniger Termine ausfallen, hängt von Ihren Kunden ab; dafür nennen wir keine Zahl. Mit Ihren Zahlen nachrechnen ↓

  So helfen wir

  Wir schließen Ihren Kalender und Ihren Mailversand an. Die Workflow-Datei zum Herunterladen, also der fertige Ablauf zum Einspielen in Ihr n8n, versendet per Mail über Ihr eigenes Mailkonto (SMTP); SMS nur auf Anfrage, über einen EU-Dienst, der als eigener Datenweg zählt. In ein bis zwei Testtagen prüfen wir mit Testkalender Termine über die Zeitumstellung und nachträglich verschobene Termine, dann übergeben wir.

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• Anfrage zu Angebotsentwurf

  n8nKI optional

  Problem

  Anfragen per Formular oder Mail liegen herum, weil das Angebot schreiben Zeit kostet.

  Ablauf

  1. 1Formular oder Mail geht bei n8n ein; die KI zieht die Eckdaten (Was, Menge, Wunschtermin) als feste Felder heraus und schreibt den Antworttext. Die Preise schlägt n8n in Ihrer Preisliste nach; die KI setzt keine ein.
  2. 2n8n legt den Entwurf als Mail-Entwurf bzw. Datei ab, mit Link zur Originalanfrage. Nichts wird gesendet.
  3. 3Ein Mensch prüft jede Zeile, ändert und sendet selbst.

  Was es bringt

  Sie prüfen nur noch den Entwurf. Positionen ohne Treffer in der Preisliste bleiben leer.

  Rechenbeispiel

  5 Anfragen pro Woche × 15 Min. Entwurf schreiben = 75 Min. Prüfen bleibt: etwa 5 Min. je Entwurf, also 25 Min. Es bleiben rund 50 Min. pro Woche. Mit Ihren Zahlen nachrechnen ↓

  So helfen wir

  Wir hängen den Ablauf an Ihr Postfach und Ihre Preisliste. Bei einem festen Formular reicht eine Vorlage ohne KI; bei Freitext-Mails steht vorher mit Stufe im Angebot, welche KI wo rechnet. Test mit 20 Ihrer alten Anfragen.

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• Duplikat-Prüfer

  n8nohne KI

  Problem

  Dieselbe Rechnung landet zweimal in der Ablage (Mail und Portal, zweimal heruntergeladen).

  Ablauf

  1. 1Neue Datei wird erkannt, n8n bildet die SHA-256-Prüfsumme. Gleiche Prüfsumme wie eine vorhandene Datei: überspringen und im Protokoll vermerken.
  2. 2Sonst, nur bei E-Rechnung: Absender, Rechnungsnummer und Betrag aus dem XML-Teil lesen (maschinenlesbar, exakt) und vergleichen. Gleich bei allen dreien: anhalten, nichts speichern. Normale PDFs und Scans werden nicht inhaltlich gelesen.
  3. 3Ein Mensch sieht beide Dateien nebeneinander und wählt: behalten, beide behalten, verwerfen. Gelöscht wird nie automatisch.

  Was es bringt

  Doppelte fallen auf, bevor sie gebucht werden. Dieselbe Rechnung einmal als PDF und einmal als Scan erkennt er bewusst nicht.

  Was hier zählt

  Hier geht es nicht um Minuten: Eine Datei, die genau so schon in der Ablage liegt, wird übersprungen und im Protokoll vermerkt. Eine E-Rechnung mit gleichem Absender, gleicher Nummer und gleichem Betrag wird angehalten. Dieselbe Rechnung einmal als PDF und einmal als Scan erkennt er nicht.

  So helfen wir

  Wir schließen Ihre Ablage an, Dateiserver oder Cloud-Ordner, und zeigen in zwei bis drei Testtagen an 20 bis 30 Ihrer echten Dateien, was er findet.

  Für Ihre IT: Technik im Einzelnen

  Prüfsumme (SHA-256): der Fingerabdruck einer Datei. Gleicher Inhalt, gleiche Prüfsumme.

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• Morgen-Übersicht

  n8nmit KI

  Problem

  Morgens erst Postfach, Kalender und Anfragen einzeln durchsuchen kostet Zeit.

  Ablauf

  1. 1n8n holt jeden Morgen neue Mails, die Termine des Tages und offene Anfragen.
  2. 2Die KI fasst sie zu einer Liste zusammen, je Eintrag ein Satz mit Link zum Original (Mail, Termin, Anfrage).
  3. 3Die Übersicht kommt per Mail an den Inhaber; er prüft jeden Eintrag am Original.

  Was es bringt

  Ein Blick statt drei Programme. Die vollständige Mail-Liste mit Betreff und Absender steht darunter, damit nichts verschwindet.

  Rechenbeispiel

  5 Arbeitstage × 10 Min. Postfach, Kalender und Anfragen einzeln durchsehen = 50 Min. pro Woche. Lesen bleibt: etwa 4 Min. am Tag mit der Übersicht, also 20 Min. Es bleiben rund 30 Min. pro Woche; jeden Eintrag prüfen Sie am Original. Mit Ihren Zahlen nachrechnen ↓

  So helfen wir

  Wir schließen Postfach und Kalender an und wählen mit Ihnen, wo die KI rechnet: im Haus auf eigenem Rechner (Stufe 1) oder bei einem Anbieter aus dem Register. Zwei bis drei Testtage mit dem echten Postfach, Liste gegen Original.

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In reinem Code, auf dieser Website im Einsatz

• Kontaktformular

  n8n oder Codeohne KI

  Problem

  Anfragen über die Website sollen sofort bei Ihnen liegen, der Kunde soll wissen, dass sie angekommen sind, und Bots sollen das Postfach nicht fluten.

  Ablauf

  1. 1Formular in n8n mit Prüfung: Fangfeld gegen Bots, Pflichtfelder, Längen, Einwilligung.
  2. 2Ablage der Anfrage als JSON-Datei und Mail an den Betrieb mit Antwort-Adresse des Kunden.
  3. 3Feste Eingangsbestätigung an den Kunden, ohne Nutzereingaben und gedrosselt; ein Mensch beantwortet jede Anfrage.

  Was es bringt

  Die Anfrage liegt sofort bei Ihnen, mit der Antwort-Adresse des Kunden. Der Kunde bekommt eine feste Bestätigung, und ein Mensch antwortet.

  Rechenbeispiel

  10 Anfragen pro Woche × 2 Min. Eingangsbestätigung von Hand = 20 Min. pro Woche. Antworten bleibt: Jede Anfrage beantwortet ein Mensch. Mit Ihren Zahlen nachrechnen ↓

  So helfen wir

  Wir bauen das Formular in Ihre Website ein, in n8n oder in Code, je nachdem, was Ihre Seite schon hat und wie viel Last zu erwarten ist.

  Für Ihre IT: Technik im Einzelnen

  n8n oder Code: Als n8n-Baustein zum Herunterladen, und auf alpin-code.de in reinem Code: ein verstecktes Feld, das nur Bots ausfüllen (das Fangfeld), Ausfüllzeit und Längengrenzen prüft der Server; die Bestätigung ist ein fester Text mit eigener Drossel, also einer Obergrenze je Absender (je Adresse eine in 24 Stunden, je IP-Adresse drei pro Stunde, höchstens 100 am Tag). Die Zähler laufen im Code exakt, solange der Dienst läuft (ein Neustart setzt sie zurück); in n8n können zwei gleichzeitige Anfragen eine Grenze knapp überschreiten.

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• Lesezeichen-Weiterleitung

  reiner Codeohne KI

  Problem

  Auf gelaserten Holz-Lesezeichen sitzt ein QR-Code von 18 mm. Gedruckt ist gedruckt: Die Adresse muss kurz sein, und ein unbekannter Code darf nie ins Leere führen.

  Ablauf

  1. 1Jemand scannt den Code; die Adresse lautet alpin-code.de/l/ort-motiv
  2. 2Der Server prüft Ort und Motiv gegen zwei feste Listen; was nicht darin steht, fällt weg
  3. 3Weiterleitung auf die Startseite mit Ort und Motiv als Kennung; ein unbekannter Code landet ohne Kennung auf der Startseite

  Was es bringt

  Die Adresse trägt Ort und Motiv als Kennung; so lässt sich später zuordnen, welches Lesezeichen Besuche bringt. Niemand landet auf einer Fehlerseite.

  Was hier zählt

  Hier wird keine Handarbeit ersetzt. Der Nutzen: Die gedruckte Adresse führt auch in Jahren noch ans Ziel, und jedes Lesezeichen trägt seine Kennung in Ihrer Auswertung.

  So helfen wir

  Dasselbe bauen wir für Ihre Flyer, Aufkleber oder Visitenkarten: eine kurze Adresse je Ort, Weiterleitung auf die Seite Ihrer Wahl, Kennung für Ihre Auswertung.

  Für Ihre IT: Technik im Einzelnen

  Warum Code: Ein paar Zeilen Code, kein Werkzeug dazwischen. Die Weiterleitung läuft, solange die Website läuft, ohne eigenen Dienst und ohne Pflege.

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• Automation finden, der Konfigurator

  reiner Codeohne KI

  Problem

  Besucher sollen vor dem ersten Gespräch sehen, ob ihr Ablauf zu unseren Grundsätzen passt und welche Datenstufe er braucht, ohne Konto und ohne dass ihre Antworten unsere Server erreichen.

  Ablauf

  1. 1Vier Fragen im Browser: Beispiel, Programme, Fehlerkontrolle, Übergabe; die Antworten bleiben im Browser gespeichert
  2. 2Der Server liefert nur das Nötige: aus dem Anbieter-Register die Angaben zu den Einträgen, die eine Frage nennt (dazu nur die Namen aller Einträge), aus dem Katalog die Bausteine ohne Preise und Varianten
  3. 3Die Karte „Ihre Idee“ mit Stufe, Werkzeug und offenen Punkten; gesendet wird erst, wenn der Besucher auf „Senden“ klickt

  Was es bringt

  Welche Stufe aus welchen Daten folgt und wann n8n oder Code empfohlen wird, steht als Regel im Code und ändert sich nicht von allein.

  Was hier zählt

  Hier wird keine Handarbeit ersetzt. Der Nutzen: Welches Angebot und welche Datenstufe, ist vor dem ersten Gespräch geklärt, nach Regeln, die als Code mit Test dastehen.

  So helfen wir

  So ein Wegweiser passt auf jede Website, die Besucher vor dem Gespräch sortiert: welches Angebot, welche Größe, welche Unterlagen. Die Regeln legen wir mit Ihnen fest; sie stehen als Code mit Test da.

  Für Ihre IT: Technik im Einzelnen

  Warum Code: Die Regeln sind Code mit eigenem Test, der vor jedem Deploy läuft. Derselbe Code filtert Register und Katalog, bevor sie den Server verlassen.

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Für Selbermacher: Als Workflow-Datei (zum Einspielen in Ihr n8n) mit Anleitung gibt es: Termin-Erinnerung, Kontaktformular, Morgen-Briefing Sicherheit & Updates. Wir richten die Bausteine in Ihrer eigenen n8n-Installation ein, auf Ihrem Server oder in Ihrem n8n-Cloud-Konto. n8n selbst hosten wir nicht und liefern es nicht mit; dafür gelten die Bedingungen von n8n. Die Bausteine (Workflow-Dateien und Hilfsskripte) stehen unter MIT-Lizenz.

Weitere Beispiele, in einer Zeile

• VersandEine Bestellung geht ein → Adresse prüfen, Versandetikett beim Paketdienst anlegen → Das Etikett druckt am Packtisch, der Kunde erhält die Sendungsnummern8n · ohne KI

  Heute bauen wir das als Ablauf in n8n oder in Code, angeschlossen an Ihren Shop und Ihren Paketdienst. Die Shopify-App PackMate (Packen und Versand, DHL-Label über Ihren eigenen Vertrag) ist im Bau: packmate.shop ↗ (öffnet die Website des Betriebs)

• Anfragen über die WebsiteEine Anfrage kommt über Ihr Formular → Der Kontakt steht in Ihrer Kundenliste, die zuständige Person erhält Bescheid → Monatlich sehen Sie, welche Seite Anfragen bringtn8n · ohne KI
• Branchennachrichten für LinkedInWöchentlich werden die Fachseiten Ihrer Branche eingesammelt → Die wichtigsten Meldungen werden zusammengefasst, unter jedem Satz steht die Quelle → Ein Beitragsentwurf liegt zur Freigabe bei Ihnenn8n · mit KI